SAF-T – Was ist das SAF-T und wer hat die SAF-T-Anmeldung ab 2025 zu übermitteln?
Die internationale Überwachung und Berichterstattung von Unternehmensinformationen haben im Laufe der Zeit zahlreiche Änderungen erfahren. Eine davon, die 2022 einen rechtlichen Rahmen erhalten hat, ist die SAF-T- Berichterstattung. Das SAF-T ist ein Instrument das darauf abzielt, die Digitalisierung und Transparenz von Steuerverfahren zu unterstützen, um Steuerhinterziehung zu bekämpfen und die Steuererhebung zu erhöhen.
Erfahren Sie alles, was Sie über SAF-T (D406- Informationsanmeldung), über die Einreichungsbedingungen und -fristen der SAF-T-Anmeldung für Kleinunternehmer-steuerzahler wissen müssen:
Was ist SAF-T?
SAF-T (das Akronym steht für Standard Audit File for Tax) ist ein internationaler (Prüf)Datei-Standard, der für die verbesserte Übermittlung von Buchhaltungs-, Steuer- und Verwaltungsdaten durch die Steuerzahler an die Steuerbehörden entwickelt wurde und somit eine effektivere Prüfung durch die Behörden ermöglicht.
Die rumänische Zentralagentur für Steuerverwaltung „ANAF“ hat dieses Berichterstattungssystem 2022, zunächst nur für bestimmte Unternehmen, eingeführt, wobei ab 2025 diese Art der Einreichung von Steuererklärungen allgemeine Geltung finden bzw. für sämtliche Steuerzahler obligatorisch sein soll. Die Steuererklärungen werden in digitaler Form erstellt, was die Einreichung/Übermittlung, den reibungslosen Austausch mit den Behörden und die detaillierte Prüfung erleichtert, um somit die Betrugsmöglichkeiten zu verringern.
SAF-T - Rechtlicher Rahmen
In Rumänien ist die SAF-T-Berichterstattung durch die Verordnung Nr. 1783/2021 der Steuerbehörde ANAF sowie durch die Steuerverfahrensordnung geregelt, die den rechtlichen Rahmen für die obligatorische Einreichung der D406-Steueranmeldung bilden.
- Die durch Gesetz Nr. 207/2015 verabschiedete Steuerverfahrensordnung schreibt die steuerrechtlichen Rechte und Pflichten von Steuerzahlern fest, wenn es sich um die Einreichung von Steuererklärungen, die Entrichtung von Steuern und Abgaben und die Übermittlung angeforderter Auskünfte an die Kontrollorgane handelt. Im selben Gesetz sind auch jeweils die Bußgelder für die nicht fristgerechte Abgabe/Übermittlung von Steuererklärungen und die Zinsen und Verspätungszuschläge für eine Nicht- oder verspätete Abführung von Steuern und Abgaben sowie die Strafen für die Nichtvorlage von Belegen im Rahmen einer Steuerprüfung festgelegt.
- Die von der Steuerbehörde ANAF erlassene Verordnung Nr. 1783/2021 sieht die elektronische Abgabepflicht für die Steueranmeldung – sog. informative Erklärung – D406 vor, die sohin die Prüfung finanzieller und wirtschaftlicher Angaben (Zahlungen, Bestände, Lieferungen, Käufe usw.) ermöglicht.
Sanktionen – für die Nichtabgabe der SAF-T- Erklärungen werden Bußgelder (zwischen 1.000,- und 5.000,- RON) vorgesehen, wobei die unvollständige Abgabe der Anmeldung mit einer Geldbuße zwischen 500,- und 1.500,- RON geahndet wird
Was umfasst die SAF-T-Berichterstattung?
Die SAF-T-Berichterstattung ist die Offenlegung – im digitalen Format – von prüfungsrelevanten Datenbeständen zur Unternehmenstätigkeit, wie Finanz- und Buchhaltungsdaten, Angaben zu Vermögenswerten, Lagerbestandsdaten, Angaben zu Lieferungen und Anschaffungen und weitere handels- und steuerrechtlich relevante Informationen.
Finanz-Buchhaltungs-, Steuer- und Verwaltungsangaben
Da die Berichterstattungspflicht (Erklärungsabgabe) in erster Linie auf die Überwachung – und damit auf die Verringerung – der Steuerhinterziehung abzielt, bedarf es, in der Anmeldung ausführliche Angaben zu den Buchhaltungskonten, zu Kunden und Zulieferern, zu Verkaufs- und Einkaufsjournalen, zu Einnahmen und Ausgaben sowie Auskunft über die Umsatzsteuer-Ident.-Nr. und/oder sonstigen Steuerkennzeichen usw. Jede dieser Daten ist in einem Standardformat gemäß den in der SAF-T-Strukturdatei veröffentlichten Nomenklaturen zu melden.
Angaben zum Anlagevermögen
In der SAF-T-Berichterstattung zu den Vermögenswerten sind Detailangaben zum Anlagevermögen zu machen. Für jedes Anlagegut sind Daten wie Inventarnummer, Klassifizierungscode, Abschreibungszeitraum, Wert zu Beginn des Zeitraums, Wertsteigerungen oder -minderungen, Abschreibungen und Wert am Ende des Zeitraums zu melden.
Angaben zu Beständen
Die SAF-T-Berichterstattung zu Beständen hat ausführliche Angaben zu jedem im Eigentum eines Unternehmens befindlichen Vermögenswert zu enthalten, für den eine mengenmäßige Aufzeichnung erforderlich ist. Es sind Angaben zu den Maßeinheiten, den Eigentümern der Bestände, den Mengen zu Beginn und zu Ende des Zeitraums sowie zu den zu- und abgehenden Mengen zu machen. Die Lagerbestandsmeldung ist für Steuerzahler, die mit Waren handeln und Vorräte halten, obligatorisch. Die gemeldeten Daten unterstützen die Steuerbehörden bei der Überwachung der Warenströme und bei der Erkennung – infolge dieser Ermittlungen – möglicher Diskrepanzen zwischen den Buchhaltungsunterlagen und der physischen Realität.
Wie ist die SAF-T-Anmeldung in Rumänien abzugeben?
Bei der SAF-T-Anmeldung ist ein Verfahren zu befolgen, das in der Übermittlung dreier Meldungsdateien zu verschiedenen Zeitabschnitten besteht. Es handelt sich um die monatliche oder vierteljährliche Anmeldung, die Meldung zum Anlagevermögen und die Bestandsmeldung.
- Die monatliche oder vierteljährliche SAF-T – D406-Anmeldung
Die SAF-T-Berichterstattung ist von umsatzsteuerpflichtigen Steuerzahlern, die den Monat als ihren Steuerzeitraum verwenden, monatlich einzureichen. Alle übrigen Umsatzsteuerzahler, die das Quartal oder das Jahr als Steuerzeitraum in Anspruch nehmen, sowie Nicht- Umsatzsteuerzahler haben die Anmeldung vierteljährlich einzureichen. Zum Beispiel hat eine nichtumsatzsteuerpflichtige Nichtregierungsorganisation ihre SAF-T-Anmeldung vierteljährlich abzugeben.
- SAF-T – D406-Berichtsdatei zum Anlagevermögen
Die Anmeldung zum Anlagevermögen ist jährlich, innerhalb der Abgabefrist für den Jahresabschluss, einzureichen. Bei Unternehmen, die ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr haben, wird das gewählte Geschäftsjahr berücksichtigt.
- SAF-T – D406-Berichtsdatei zu Beständen
Die Anmeldung zu den Beständen ist den Steuerbehörden auf Verlangen zu übermitteln. Die Steuerbehörde ANAF hat in ihrer Aufforderung den Berichterstattungszeitraum und die Abgabefrist zu nennen, die 30 Tage nicht unterschreiten darf.
Abgabeverfahren der D406-Anmeldung
Die Schritte zur Übermittlung der D406-Berichtsdatei sind:
- Vorbereitung der XML-Datei: Extraktion und Erstellung der Datei mithilfe der vom Steuerzahler verwendeten Softwareprogramme, aufgrund der aus seinen buchhalterischen, steuerlichen und verwaltungstechnischen Unterlagen zu entnehmenden Daten;
- Überprüfung der Struktur der XML-Datei und bestimmter Datenkorrelationen (Datenabgleich) mit der von der Steuerbehörde ANAF bereitgestellten Software Validator Soft J;
- Erstellung der D406-Anmeldung (sog. „informative Erklärung“) als elektronisches PDF-Dokument im XML-Datenformat (vorausgesetzt, es erfüllt die Prüfanforderungen), das mit der qualifizierten digitalen Signatur des Steuerpflichtigen oder seines steuerlichen Vertreters elektronisch zu unterzeichnen ist;
- Die D406- Anmeldung -informative Erklärung- kann ausschließlich als elektronische Datei, über den digitalen öffentlichen Dienst (Portal der rumänischen Steuerverwaltung „ANAF“) „Servicii online (Online Dienste) – Depunere declarații (Einreichung Steuererklärungen)“ oder über die Website www.e-guvernare.ro – unter „Depunere declarații ANAF“ („Einreichung Steuererklärungen“) abgegeben werden;
- Erhalt einer fehlerfreien Empfangsbestätigung bzw. der Übermittlungsvalidierung.
Obwohl gesetzlich nicht behandelt, stellt die – nach der Erstellung und vor der Übermittlung vorzunehmende – gründliche Überprüfung der Anmeldung einen wichtigen Schritt dar. Dies können Sie dadurch bewerkstelligen, dass Sie entweder die XML-Datei in das Excel-Format umwandeln oder sie – die XML-Datei – in ein externes Tool importieren und verschiedene Tests (die von der Steuerbehörde ANAF angebotenen Konsistenzprüfungen aber auch weitere Tests) damit durchführen. Bestimmte Buchhaltungssoftwares haben manche der von der ANAF empfohlenen Anmeldungs-Prüftests bereits integriert.
SAF-T - Zielsetzungen
Die SAF-T-Berichterstattung verfolgt bestimmte spezifische Ziele, über die sich jeder Steuerzahler Klarheit verschaffen sollte, um die Wichtigkeit solcher Meldungen zu verstehen.
Verbesserte Effizienz von Steuerprüfungen
Die SAF-T- Berichterstattung ermöglicht den Steuerbehörden eine viel effektivere und schnellere Prüfung der Wirtschaftstätigkeit von Steuerpflichtigen. Die digitale Übermittlung von Buchführungs- und Steuerunterlagen verkürzt die Prüfzeiten und erleichtert die zügige Erkennung möglicher steuerlicher Unregelmäßigkeiten, was wiederum zur Vorbeugung von Steuerhinterziehung beiträgt.
Erhöhte Transparenz
Und, nicht zuletzt, schafft die – durch Übermittlung der D406-Anmeldung erfolgende – SAF-T- Berichterstattung ein hohes Maß an Transparenz, was die Bekämpfung von Steuerbetrug oder -hinterziehung und die genauere Überwachung verdächtiger Unternehmen erleichtert.
Welche Steuerzahler sind zur Vornahme der SAF-T- Berichterstattung ab 2025 verpflichtet?
Ab 2025 sind alle Kleinsteuerzahler – mit nur wenigen Ausnahmen – gesetzlich verpflichtet, die SAF-T- Berichte zu erstellen und abzugeben. Die meldungspflichtigen Steuerzahlergruppen sind unter Pkt. 3 des Anhangs Nr. 5 der Verordnung Nr. 1783/2021 der Steuerbehörde ANAF aufgeführt. Darunter: Regiebetriebe (kommunale Unternehmen), alle unter das Gesellschaftsrecht fallenden Gesellschaftsformen, Handwerks-/Verbraucher-/Kreditgenossenschaften, gewinn- oder nicht gewinnorientierte (bzw. gemein- oder eigennützige) Vereinigungen, Organismen für gemeinsame Anlagen, Zweigstellen/Vertretungen/ständige Niederlassungen von Nichtansässigen, Nichtansässige mit rumänischer Umsatzsteueridentifikationsnummer.
Rumänische juristische Personen
Jede in Rumänien angemeldete (registrierte) juristische Person, mit wenigen, unter Pkt. 3 des Anhangs Nr. 5 der Verordnung Nr. 1783/2021 der Steuerbehörde ANAF aufgeführten Ausnahmen, ist ab 2025 meldepflichtig, d.h. sie hat die D406-Anmeldung – informative Erklärung – abzugeben.
Vereine und Stiftungen
Einrichtungen/Rechtssubjekte, die gewinn- oder nicht gewinnorientierter Tätigkeiten – in Form von eigen- oder gemeinnützigen Vereinen oder Stiftungen – nachgehen, sind ebenfalls zur Abgabe der D406-Anmeldung ab 2025 verpflichtet.
Nichtansässige
Als Tochtergesellschaften von im Ausland ansässigen Rechtspersonen, in Rumänien angesiedelte Körperschaften (Filialen, Zweigniederlassungen, Vertretungen), und ausländische juristische Personen, die ihre Tätigkeit über eine ständige Niederlassung (steuerliche Betriebsstätte) in Rumänien ausüben, sowie ausländische juristische Personen, die den Ort ihrer tatsächlichen Geschäftsleitung in Rumänien haben, sind ebenfalls zur Abgabe der SAF-T-Anmeldung verpflichtet.
Nichtansässige Unternehmen, die eine rumänische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben bzw. zu Umsatzsteuerzwecken registriert sind (unmittelbar oder mittelbar – über einen steuerlichen Vertreter – erfasste Steuerpflichtige, feste Niederlassungen), haben die SAF-T-Berichterstattung in einem vereinfachten Format zu übermitteln.
Welche Steuerzahler sind von der SAF-T-Berichterstattung ausgenommen?
Ab 2025 werden die Abgabe der D406-Anmeldung und die SAF-T-Berichterstattung obligatorisch. Es gibt jedoch einige Körperschaften, die von der Meldepflicht befreit sind, so dass sie weder zur Berichterstattung verpflichtet noch für eine Nichteinreichung geahndet werden.
PFA (Freiberufler/selbständige Gewerbetreibende)
Die sog. „zugelassenen natürlichen Personen“ – Freiberufler/selbständige Gewerbetreibende – unterliegen nicht der SAF-T-Berichterstattungspflicht. Ihre Prüfung erfolgt vielmehr aufgrund der (vereinheitlichten) Steuererklärung.
Einzel-/Familienunternehmen
Wie bei den Freiberuflern/Selbständigen (PFA), weil sie einem vereinfachten Steuersystem unterliegen, sind auch Einzel- und Familienunternehmen zu keiner SAF-T-Berichterstattung verpflichtet.
Öffentlich-rechtliche Einrichtungen und Verwaltungsbehörden
Ungeachtet ihrer Finanzierungsquelle oder ihrer Steuerzahlergruppe unterliegen öffentlich-rechtliche Einrichtungen und Verwaltungsbehörden keiner Meldepflicht und haben die D406-Anmeldung nicht abzugeben.
Was setzen Unternehmen aufs Spiel, wenn sie ihrer SAF-T-Berichterstattungspflicht nicht nachkommen?
Geben Unternehmen die D406-Anmeldung „-informative Erklärung“ (SAF-T-Berichtsdatei) nicht ab, drohen ihnen Bußgelder und eingehende Steuerprüfungen. Dabei werden Strafen nicht nur für eine Nichtabgabe sondern auch für die Übermittlung einer unvollständigen oder falschen Anmeldung verhängt.
Für die Nichteinhaltung der Berichterstattungspflicht sind folgende Sanktionen vorgesehen:
- zwischen 1.000,00 und 5.000,00 RON für die nicht fristgerechte Abgabe der D406-Anmeldung;
- zwischen 500,00 und 1.500,00 RON für die Übermittlung unrichtiger oder unvollständiger Anmeldungen.
Keine Strafen drohen, wenn die Anmeldung vor der nächsten Abgabefrist berichtigt wird oder wenn sie aufgrund von Tatsachen berichtigt wird, die dem Steuerpflichtigen nicht zuzurechnen sind.
Wer ist für die Abgabe der SAF-T-Anmeldung zuständig?
Die Abgabe von SAF-T-Anmeldungen kann durch einen beauftragten Buchhalter/Steuerberater erfolgen jedoch obliegt die rechtliche Verantwortung im Zusammenhang mit dieser Berichterstattung in der Regel der Geschäftsführung. Deshalb ist es von erheblicher Bedeutung, dass die Geschäftsführer den Anforderungen der Steuerbehörde ANAF bewusst sind, um die bei Nichtabgabe drohenden Strafen zu vermeiden und um sicherzustellen, dass die Anmeldung ordnungsgemäß und fristgerecht übermittelt wird. zu vermeiden und um sicherzustellen, dass die Erklärung korrekt und rechtzeitig abgegeben wird.
Häufig gestellte Fragen zur SAF-T-Berichterstattung
Welche Rolle spielt die Steuerberichterstattung?
Der SAF-T-Berichterstattung kommt eine besondere Bedeutung im Zusammenhang mit der Steuertransparenz zu, da sie, einerseits, zur Digitalisierung und, andererseits, zur weitgehenden Standardisierung des Meldesystems von steuerlich relevanten Informationen zur Tätigkeit von Steuerzahlern beiträgt.
Unterliegen kleine Steuerzahler der SAF-T-Berichterstattungspflicht ab 2025?
Während bis 2025 die Meldepflicht hinsichtlich der D406-Anmeldung nur für bestimmte Unternehmen galt, wird sie ab diesem Jahr auch für kleine Steuerzahler obligatorisch.
Wie kann die D406-Anmeldung bei einer Fehlererkennung berichtigt werden?
Berichtigungen von fehlerhaft übermittelten D406-Anmeldungen sind in Form von entsprechenden, die ursprüngliche Anmeldung ersetzenden Berichtigungserklärungen vorzunehmen, die sämtliche ursprünglichen Abschnitte und Unterabschnitte enthalten müssen, selbst wenn die Angaben nur teilweise zu korrigieren sind.
Welche Abgabefristen gelten für die D406-Anmeldung?
Die SAF-T-Anmeldung ist von Umsatzsteuerpflichtigen, die den Monat als Steuerzeitraum verwenden, monatlich abzugeben. Die übrigen Steuerzahler, einschließlich Nicht-Mehrwertsteuerpflichtige, haben die Anmeldung vierteljährlich zu übermitteln. Die Berichterstattung zum Anlagevermögen hat jährlich (bis zur Abgabefrist des Jahresabschlusses) zu erfolgen und die Meldung zu den Beständen ist lediglich auf Aufforderung der Steuerbehörde ANAF (jedoch innerhalb einer Frist die 30 Tage nicht unterschreiten darf) vorzunehmen.
