Hohe Komplexität und Umsetzungskosten bei der SAF-T-Berichterstattung: massive Herausforderung für Kleinunternehmen

Mit dem 1. Januar 2025 wird die SAF-T-Berichterstattung (Standard Audit File for Tax) auch für kleine Steuerzahler in Rumänien obligatorisch – was aufgrund der Prozesskomplexität, des hohen Personalaufwands und Umsetzungskosten eine beträchtliche Herausforderung für diese darstellt. Demzufolge könnten sich viele Kleinunternehmen, insbesondere solche mit niedrigen Umsätzen, dazu entschließen, ihre Geschäftstätigkeit vorübergehend ruhend zu melden oder sogar vollständig zu beenden – so die Experten von TPA Romania, einem auf Steuer-, Finanz- und Rechtsberatung sowie Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung spezialisierten führenden Unternehmen in Mittel- und Osteuropa.

Auswirkungen auf Kleinunternehmen

„Die Kleinunternehmen, für die die SAF-T-Berichterstattung (Übermittlung der informativen Anmeldung D406) seit diesem Jahr Pflicht ist, haben das Ausmaß dieses Berichterstattungsverfahrens noch nicht in vollem Umfang begriffen; noch nicht haben sie erkannt, mit welchem konkreten Aufwand es verbunden ist und welche Schritte sie genau befolgen müssen, um den Anforderungen der Steuerbehörde gerecht zu werden. Nach unseren Beobachtungen der Praxis gibt es kleine Steuerzahler, die sich überlegen, ihre unternehmerische Betätigung vorübergehend einzustellen und abzuwarten, wie sich die Steuerberichterstattung, die Besteuerung und die Wirtschaft im Allgemeinen in der Zukunft entwickeln. Ich bin der Ansicht, dass viele Kleinbetriebe, vor allem jene mit niedrigen Umsätzen, ihre Tätigkeit beenden oder zumindest ruhend melden werden, weil sie während dieses Zeitraums – der im Handelsregister einzutragen ist und maximal 3 Jahre dauern darf – weder Steueranmeldungen/-erklärungen noch SAF-T-Meldungen einzureichen haben“, erklärt Sorana Cernea, Managing Partnerin von TPA Romania.

Was ist die SAF-T-Berichterstattung?

SAF-T ist ein internationaler Standard für den elektronischen Austausch von Buchhaltungs-, Steuer- und Verwaltungsdaten zwischen Steuerzahlern und Steuerbehörden. Das System wurde 2005 von der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OWZE/OECD) entwickelt und wird derzeit in mehreren europäischen Ländern umgesetzt.

„Rumänien ist eines der Länder, die diese äußerst komplexe, auch international verwendete Berichterstattung implementiert haben. Dabei hat Rumänien zahlreiche der im Standard enthaltenen Informationen verbindlich vorgeschrieben. Die Detailtiefe ist erheblich – sogar höher als in Polen, das bekanntlich eine weitaus komplexere Steuergesetzgebung hat. Andere Länder, die das SAF-T-System eingeführt haben, sind Portugal, Luxemburg, Polen, Österreich, Frankreich und Norwegen“, sagt Alexandru Pop, Tax Manager bei TPA Romania.

Die Etappen der Einführung des SAP-T in Rumänien

Das Verfahren wurde stufenweise umgesetzt: große Steuerzahler haben die Berichterstattung bereits 2022 eingeführt, mittlere Steuerzahler 2023 und ab 2025 erstreckt sich diese Pflicht auch auf kleine Steuerzahler, miteingeschlossen Kleinstunternehmen, gemeinnützige Vereine und Stiftungen sowie Eigentümergemeinschaften, die der doppelten Buchhaltung unterliegen.  

Ab 2025 sind auch in Rumänien für Umsatzsteuerzwecke erfasste Nichtansässige verpflichtet, die SAF-T-Meldung in einem vereinfachten Format vorzunehmen.

Freiberufler, selbständig Erwerbende (PFA) und Kaufleute, denen die sog. „einfache Buchführung“ (Einnahmenüberschussrechnung bzw. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) gestattet ist, sind zur Einreichung dieser Anmeldung nicht verpflichtet.

„Das Gesetz nennt nur einige wenige Berufsgruppen, die nicht zur SAF-T Berichterstattung verpflichtet sind. Was tun denn die anderen Freiberuflern – Buchhalter, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Architekten oder Übersetzer? Wenn sie per einfacher Buchhaltung abrechnen, dann sind sie von der SAF-T-Meldung ausgenommen; im Übrigen jedoch sieht das Gesetz nicht genau vor, welches Verfahren sie anwenden müssen; in diesem Punkt besteht Verbesserungsbedarf bei der Vorschrift“, meint Sorana Cernea.

Technische und finanzielle Herausforderungen bei der SAF-T-Berichterstattung

Den Experten von TPA Romania zufolge haben selbst große und mittlere Unternehmen Schwierigkeiten, den Anforderung gerecht zu werden.

„Diese Unternehmen sind mit Softwareprogrammen unterwegs, die eine erhebliche finanzielle Investition erfordern; was, wiederum, einem hohen Zeitaufwand für die Softwareumstellung und eines großen Teams für die anschließende Implementierung bedarf. Es gibt Unternehmen, die ihre Steueranmeldungen noch nicht tagesaktuell eingereicht haben. Denn am Anfang, als die Software nicht umgestellt war, mussten viele Berichterstattungsvorgänge manuell durchgeführt werden und es war extrem mühsam, sämtliche rückwirkende Anmeldungen zu übermitteln. Allerdings hat die Zentralagentur für Steuerverwaltung – ANAF – bisher noch keine Geldbußen verhängt, war also nachsichtig und wird dies wahrscheinlich auch weiterhin, im Jahre 2025, bei kleinen Steuerzahlern sein. Überdies sieht das Gesetz auch eine sechsmonatige Schonfrist vor, so dass die auf das erste Halbjahr entfallenden Anmeldungen bis spätestens Ende Juli 2025 bußgeldlos nachgereicht werden können“, betont Sorana Cernea.

Meldepflichten

• Periodizität: Die SAF-T-Anmeldung ist von Umsatzsteuerzahlern, die den Monat als Voranmeldungszeitraum verwenden, monatlich einzureichen. Alle übrigen Steuerzahler, einschließlich Nicht-Umsatzsteuerzahler, haben die Anmeldung vierteljährlich einzureichen. Die Meldung über die Vermögensgegenstände erfolgt auf Jahresbasis (bis zur Einreichungsfrist für den Jahresabschluss) und die Meldung zu den Beständen nur auf Anfrage der Steuerbehörde ANAF (binnen einer Frist, die 30 Tage nicht unterschreiten darf).
• Erforderliche Details: jede Berichterstattung hat detaillierte Angaben zu Transaktionen, Anlagevermögen und Beständen zu enthalten. Dies setzt voraus, dass Unternehmen über IT-Systeme verfügen, die die entsprechenden Daten verwalten und integrieren können.

Einzelhändler, die ihre Bestandsführung nach der global-wertmäßigen Methode vornehmen, haben in ihrer Berichterstattung keine Angaben zu Mengen und Einheitspreisen zu machen. Die Tatsache an sich, dass ein Unternehmen nur wertmäßige Aufzeichnungen im Buchhaltungsprogramm und quantitativ-wertmäßige Aufzeichnungen im Verwaltungsprogramm vornimmt, bedeutet nicht, dass es nur wertmäßige Angaben zu den Beständen in der Meldung machen kann. In diesem Fall ist der Steuerzahler verpflichtet, Daten über Mengen und Einheitspreise in die Anmeldung einzuarbeiten, was äußerst schwierig werden kann und zusätzliche Softwareentwicklung erfordert.

Vorteile und Grenzen der SAF-T-Berichterstattung

Im Moment verspüren Unternehmen nicht die Vorteile, sondern eher die Unzulänglichkeiten des SAF-T-Systems. Obwohl die Berichterstattung dazu beitragen kann, die Dauer von Steuerprüfungen und den Zeitabstand bis zur Umsatzsteuererstattung zu verkürzen, sind diese Vorteile für Unternehmen derzeit nicht erkennbar, weil die Steuerbehörden nicht über geeignete Softwareprogramme verfügen, um die große Datenmenge zu verarbeiten, die die Steuerzahler in ihren Anmeldungen bereitstellen.

„Das bedeutet keineswegs, dass die Steuerbehörden die gemeldeten Daten nicht prüfen können, sondern lediglich, dass sie die sehr eingehenden Risikoanalysen nicht automatisiert durchführen können. Sobald sie in der Lage sind, derartige Analysen durchzuführen – was höchstwahrscheinlich in ein oder zwei Jahren der Fall sein wird – werden sie in kürzester Zeit ganzheitliche Überprüfungen vornehmen können, einschließlich die Angaben der Vorjahre. ann wird es ihnen auch möglich sein, die über das SAF-T-System gemeldeten Daten mit den im e-TVA, e-Factura und sonstigen Anmeldungen gemachten Angaben abzugleichen und sohin etwaige Unterschiede rasch und eindeutig zu ermitteln. Auf diese Weise, z.B., wird es ganz einfach, die Unterschiede zwischen den gemeldeten eingekauften Beständen und den vom Lieferanten gemeldeten Verkäufen festzustellen – und dies nicht nur wertmäßig, sondern auch auf Rechnungsebene“, erläutert Sorana Cernea.

Praktische Schwierigkeiten für Steuerzahler

• Fragmentierte IT-Systeme: Zahlreiche Unternehmen verwenden mehrere Buchhaltungsprogramme, was die Integration der für SAF-T benötigten Daten erschwert.
• Hohe Kosten: Die Implementierung erfordert erhebliche Investitionen, vor allem für Steuerzahler, die keine Standard-Softwarelösungen verwenden.
• Fehlendes Fachpersonal: Die Mitarbeiter sind extra auszubilden, um die Anforderungen dieser Berichterstattung zu verinnerlichen und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
• Begrenzte Unterstützung durch die Steuerbehörde ANAF: In der Praxis sind die von den Behörden zur Verfügung gestellten Leitlinien und technischen Begleitunterlagen nicht flächendeckend auf alle im Geschäftsleben vorkommenden Szenarien ausgerichtet, was zu Ungewissheit und Umsetzungsschwierigkeiten führt.

Wie können sich Unternehmen auf die SAF-T-Berichterstattung vorbereiten?

Die Experten von TPA Romania empfehlen Steuerpflichtigen, einige wesentliche Schritte zu befolgen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden:

1. Analyse von IT-Systemen: das heißt, eine Bewertung der eigenen Buchhaltungs- und Verwaltungssoftware vornehmen, um festzustellen, ob Sie zusätzliche Softwarelösungen zu erwerben oder aber diese anzupassen sind.
2. Korrekte Datenkonfiguration: Es handelt sich um die Zuordnung von Buchhaltungsinformationen in Übereinstimmung mit den vom SAF-T bereitgestellten Nomenklaturen.
3. Testen der Anmeldung: Es wird empfohlen, die SAF-T-Datei zu erstellen und zu überprüfen, indem Sie die von der Software erzeugte XML-Datei in ein XLS-Format konvertieren und die offiziellen ANAF-Tests sowie zusätzliche Tests durchführen, um die Richtigkeit der Berichterstattung sicherzustellen.

„In der Praxis haben wir eine Reihe von Hürden bei der Implementierung des SAF-T festgestellt: die zwingende Notwendigkeit der Einbeziehung eines gemischten Teams aus Steuer-, Buchhaltungs- und IT-Fachleuten; die in den von der Steuerbehörde ANAF zur Verfügung gestellten Hilfsunterlagen enthaltenen Informationen sind nicht immer ausreichend, um das D406 Dokument auszufüllen und zu validieren; es bestehen Unstimmigkeiten zwischen den von der Steuerbehörde ANAF für die Implementierung des D406 Dokuments zur Verfügung gestellten Hilfsunterlagen; gewisse Situationen, die in der operativen Tätigkeit auftreten, nämlich diejenigen, die sich auf die Buchhaltungspolitik und -methoden beziehen, sind nicht genügend reguliert. Außerdem ist eine valide Datei nicht unbedingt auch eine korrekte Datei, so dass die ursprünglichen, vor dem Jahresabschluss eingereichten Anmeldungen, aufgrund von von den Wirtschaftsprüfern vorgeschlagenen Anpassungen, noch Änderungen unterliegen können. Die ANAF-Tests werden immer komplexer und manche davon sind nicht korrekt aufgebaut, was den Steuerzahlern beträchtliche Anstrengungen abverlangt, um für die von den Behörden aufgezeigten Ungereimtheiten Lösungen zu finden“, führt weiter Sorana Cernea aus.

Sanktionen bei Nichteinhaltung

Die Nichteinhaltung der Meldepflichten kann folgende Strafen nach sich ziehen:

• Zwischen 1.000,00 RON und 5.000,00 RON für die nicht fristgerechte Übermittlung der D406-Anmeldung.
• Zwischen 500,00 RON und 1.500,00 RON für die Übermittlung einer unrichtigen oder unvollständigen Anmeldung.

Von Strafen wird abgesehen, wenn die Anmeldung vor der darauffolgenden Meldefrist berichtigt wird oder wenn die unrichtigen Angaben nicht vom Steuerpflichtigen zu vertreten sind.

Fazit

Die Einführung des SAF-T stellt einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung der rumänischen Steuerverwaltung dar. Allerdings ist es vorerst mit erheblichen Herausforderungen für kleine Steuerzahler verbunden. Um Schwierigkeiten und Sanktionen aus dem Weg zu gehen, ist es für Unternehmen unerlässlich, sich frühzeitig vorzubereiten, indem sie Fachberatung und auf die neuen Anforderungen abgestimmte technische Lösungen in Anspruch nehmen.