Vorschriften und Verfahren für die im öffentlichen Interesse erfolgende Weitergabe von Hinweisen (Meldung) und den Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowern/Informanten/Enthüllern/Aufdeckern) in TPA Romania
Zusammenfassung
Dieses Regelwerk soll Hinweisgeber über die ihnen zur Verfügung stehenden Optionen belehren, wenn sie einen Verdacht auf möglich illegale oder unethische Aktivitäten in der (Tätigkeit von) TPA Romania melden möchten.
Das vorliegende Verfahrensregelwerk erläutert die Arten von Verdachtsfällen, die gemeldet werden können, die Rechte von hinweisgebenden Personen und die ihnen gewährten Schutzmaßnahmen, die Verfahren zur Ermittlung und Aufklärung von Hinweisen und die Benachrichtigung von Hinweisgebern über die Ergebnisse solcher Untersuchungen.
Vorstehendes Verfahrensregelwerk unterliegt der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und dem rumänischen Gesetz Nr. 361/2022 über den Schutz von Hinweisgebern[2].
Geltung
Das vorliegende Regelwerk ist für Mitarbeiter und verbundenen Unternehmen von TPA Romania zwingend verbindlich. Sie klärt die Mitarbeiter von TPA Romania sowie andere über die ihnen zur Verfügung stehenden Meldekanäle auf.
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Verfahren und Zuständigkeiten
1.1 Einleitung
Der Begriff ‚Anzeige‘ wird verwendet, um eine Enthüllung von vermuteten Verfehlungen (Verbrechensbegehung) innerhalb einer Organisation durch einen Mitarbeiter oder andere Personen zu bezeichnen.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sich meldungserstattende (Informanten) oder hinweisgebende Personen sicher fühlen und ihren Verdacht in den frühestmöglichen Stadien einer verdächtigen Tätigkeit melden.
TPA Romania unterstützt seine Mitarbeiter sowie andere Personen bei der Meldung von Sachverhalten, die als Verstoß gegen die von der TPA Romania-Gruppe vertretenen Vorschriften und/oder Werte gelten oder angesehen werden könnten.
Durch die Einrichtung des Hinweisgeberverfahrens und des dedizierten internen Meldeportals bietet TPA Romania einen Meldekanal, der den Identitätsschutz des Hinweisgebers bzw. der meldenden Person gewährleistet.
Ist die Identität des Hinweisgebers bekannt, darf sie niemals ohne die ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebers offengelegt werden.
Noch dürfen sonstige Angaben, die Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers zulassen, weitergegeben werden (es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben).
Die rechtzeitige Meldung mutmaßlicher Missstände ist wünschenswert und förderlich, da sie eine zügige Untersuchung der gemeldeten Angelegenheit erleichtert und die Chancen auf eine Minimierung der negativen Auswirkungen erhöht.
1.2 Wer kann eine Meldung erstatten?
Meldungen können von natürlichen Personen erstattet werden, die im Zusammenhang mit ihrer Arbeit oder einer ähnlichen Tätigkeit für TPA Romania Informationen über illegale/gesetzeswidrige Aktivitäten erlangt haben.
Diese Personen sind: Mitarbeiter (einschließlich ehemaliger Mitarbeiter) von TPA Romania sowie Bewerber für eine Stelle bei TPA Romania, Mitarbeiter mit befristeten Arbeitseinsätzen in TPA Romania („Zeitarbeiter“), in TPA Romania tätige Freiwillige oder Praktikanten, Einzelunternehmer od. Selbständige, die als Zulieferer für TPA Romania agieren oder sich um einen Lieferauftrag von TPA Romania bewerben, Mitarbeiter oder sonstige natürliche Personen, die unter der Aufsicht / im Auftrag von Zulieferern von TPA Romania tätig sind, Anteilseigner und/oder Mitglieder der satzungsmäßigen Organe von TPA Romania-Unternehmen.
Personen, deren Rechtsverhältnis mit TPA Romania unmittelbar vor der Aufnahme steht, unterliegen diesem Verfahrensregelwerk nur insoweit, als die gemeldeten Angaben im Rahmen von im Vorfeld des Vertragsverhältnisses geführten Verhandlungen erlangt wurden, zum Beispiel bei der Anwerbung und Auswahl von potenziellen Mitarbeitern.
1.3 Was kann gemeldet werden?
Über das Meldeportal können Verdachtsmomente zu folgenden Arten von Missständen gemeldet werden:
- Straftaten (einschließlich Diebstahl und Betrug) oder Ordnungswidrigkeiten;
- Verstöße gegen den Verhaltenskodex und/oder die Geschäftsordnung von TPA Romania;
- Mobbing, Belästigung, Diskriminierung oder Drogenmissbrauch;
- Verstöße gegen die Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie gegen die Sicherheit von Netzen und Informationssystemen;
- Gefährdung von Leib und Leben bzw. der Gesundheit und/oder Sicherheit von Personen;
- Verstoß gegen andere rechtliche Verpflichtungen,
- Versuche, auf einen der oben genannten Punkte bezogene Informationen zu unterdrücken oder zu verheimlichen.
Das vorliegende Verfahrensregelwerk behandelt nicht Beschwerden im Zusammenhang mit der Anstellung und/oder den Arbeits(platz)verhältnissen bei TPA Romania. Lösungen für Berufs-, Arbeits- und sonstige Beschäftigungsangelegenheiten, die in diesem Regelwerk nicht berücksichtigt werden, sind bei der Personalabteilung von TPA Romania zu erfragen.
Sämtliche mit der Arbeitssicherheit und dem Gesundheitsschutz verbundenen Belange sind gemäß den in der Geschäftsordnung von TPA Romania festgelegten Verfahren zu melden, es sei denn, es handelt sich um ein schwerwiegendes Problem und es besteht eine begründete Ungewissheit über die Sinnhaftigkeit einer über die üblichen Kanäle zu erfolgenden Meldung.
Ferner gilt dieses Verfahrensregelwerk auch nicht für Beschwerden über Produkte oder Dienstleistungen oder für Rügen über unzureichende Qualität.
Hinweisgebende Personen müssen triftige Gründe für die Annahme haben, dass sich die zu meldende / enthüllende Angelegenheit auf einen oder mehrere der in diesem Regelwerk behandelten Bereiche bezieht.
Es können vergangene, gegenwärtige oder wahrscheinliche zukünftige Sachverhalte gemeldet werden.
Es ist nicht erforderlich, dass der Meldung endgültig beweiskräftige Nachweise beigefügt werden. Angaben sollten nur in gutem Glauben und unter Berücksichtigung der zum Enthüllungszeitpunkt bestehenden Umstände gemeldet werden.
Wenn Sie Zweifel daran haben, ob ein Verdacht gemeldet werden sollte, ist es ratsam, den Sachverhalt mit einem Vorgesetzten oder einer anderen Führungskraft zu besprechen, der man vertrauen kann und die in die Angelegenheit selbst nicht verwickelt ist.
Es ist wichtig, Informationen über mögliche Verdachtsmomente weder an an der Angelegenheit Beteiligten noch an sonstigen Dritten weiterzugeben, außer an die Person, die um vertraulichen Rat gebeten wird.
Die Person, die einen Sachverhalt meldet, der nicht in den sachlichen Anwendungsbereich der Gesetzesvorschriften zum Schutze von Hinweisgebern fällt, ist unverzüglich über diese Tatsache zu unterrichten.
1.4 Erstattung einer Meldung
Wir empfehlen, alle relevanten Verdachtsfälle über das Whistleblowing- bzw. Hinweisgebersystem von TPA Romania – Sistemul de avertizare TPA Romania – zu melden, das eine prompte Reaktion und zeitnahe Untersuchung gewährleistet und einen detaillierten Leitfaden mit den zu beachtenden Meldeschritten enthält.
Die Entgegennahme, Verwaltung und unparteiische Untersuchung von Meldungen wird im Auftrag von TPA Romania von der angeschlossenen Rechtsanwaltskanzlei wahrgenommen, die von TPA Romania ermächtigt wurde, als benannte Dritte/zuständige Person – gemäß den geltenden Gesetzesvorschriften zum Hinweisgeberschutz – zu handeln.
Im Rahmen der Meldungserstattung werden die Hinweisgeber gebeten, insbesondere folgende Angaben zu machen: ihr Verhältnis zu TPA Romania (Mitarbeiter, Lieferant usw.), Darstellung des gemeldeten Sachverhalts, einschließlich unter Angabe von Zeit und Ort des Ereignisses, Namen von möglicherweisen Zeugen (des jeweiligen Ereignisses) oder von Personen, die über zusätzliche Informationen hinsichtlich der gemeldeten Angelegenheit verfügen (jede der namhaft gemachten Personen könnte während der Ermittlungsstufe kontaktiert werden), alle übrigen Auskünfte und Beweise, die für die Untersuchung der Meldung von Nutzen sein könnten.
Es steht Ihnen auch frei, Ihren Namen und Kontaktdaten mitzuteilen. Solche Informationen können die Ermittlungen erheblich beschleunigen, wobei ihre Angabe jedoch auf freiwilliger Basis zu erfolgen hat.
1.5 Recht auf Schutz der hinweisgebenden Person
Im Hinblick auf die möglichen Konsequenzen, die ihnen drohen könnten, ist es nur allzu nachvollziehbar, dass potenzielle Hinweisgeber zögern, ihre Verdachtsmomente zu melden.
TPA Romania hat dieses Verfahrensregelwerk mit dem Ziel entwickelt, einen Rahmen zu schaffen, der sicherstellt, dass Mitarbeiter von TPA Romania sowie Dritte angehört werden und ihren berechtigten Verdacht auf Fehlverhalten/Missstände ohne Angst vor Repressalien melden können.
TPA Romania gewährleistet damit den Schutz von Personen, die ihren Verdacht in gutem Glauben melden, selbst wenn sich der Verdacht später als ungerechtfertigt erweist.
Meldungen, die in der Absicht erstattet werden, wissentlich (vorsätzlich) falsche Angaben zu machen und TPA Romania zu schaden, genießen diesen Schutz nicht und können nach den Rechtsvorschriften zum Hinweisgeberschutz geahndet werden.
Hinweisgeber können sich dafür entscheiden, anonyme Meldungen zu erstatten. Falls der Hinweisgeber seine Identität preisgibt, wird TPA Romania ohne die ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebers keine personenbezogenen Daten des selbigen an andere weitergeben, als an die zuständigen, mit der Untersuchung der jeweiligen Meldung beauftragten Personen.
Gleiches gilt für alle sonstige Angaben, aus denen auf die Identität der meldenden Personen geschlossen – oder sie abgeleitet – werden könnte (es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben, z. B. im Zusammenhang mit Ermittlungen der Strafverfolgungsbehörden oder Gerichtsverfahren).
1.6 Schutz der von der Meldung betroffenen Personen
Personen, die von der Untersuchung einer Meldung betroffen sind, haben das Recht auf faire Behandlung während der Untersuchung. Dies umfasst die unparteiische und objektive Bewertung der relevanten Fakten, das Verbot der Diskriminierung und den Schutz personenbezogener Daten gemäß den geltenden gesetzlichen Vorschriften.
1.7 Das Verfahren zur Beurteilung einer Meldung
Der Eingang/Empfang einer Meldung ist innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen. Die hinweisgebende, meldungserstattende Person erhält eine eindeutige Fallnummer (ID), mit der sie sich später in das Portal einloggen und den Fortschritt der Fallbearbeitung verfolgen kann.
Ferner hat die zuständige Person die innerhalb der TPA Romania benannten Personen über den jeweiligen Meldungseingang zu unterrichten und ihnen gleichzeitig Auskunft über den Inhalt der selbigen zu erteilen.
Anschließend hat die zuständige Person zu prüfen, ob ein Verstoß im Sinne der Gesetze zum Schutz von Hinweisgebern und/oder der entsprechenden nationalen Rechtsvorschriften vorliegt, um den gemeldeten Verdacht sohin weiter zu bestätigen oder zu widerlegen.
Die zuständigen Personen sind nicht befugt, dem Hinweisgeber Angaben über den Gang der Ermittlungen zukommen zu lassen.
Soweit möglich, ist der Hinweisgeber darüber zu unterrichten, ob die Meldung untersucht werden soll oder aber Gegenstand einer laufenden oder abgeschlossenen Untersuchung ist.
Die zuständige Person kann ein vertrauliches Kommunikationssystem/-kanal mit der hinweisgebenden Person nutzen, um erforderlichenfalls zusätzliche Informationen einzuholen.
Zudem ist die zuständige Person befugt, jede Person, auf die in der Meldung Bezug genommen wird, sowie weitere Mitarbeiter von TPA Romania – welche der Untersuchung beiwohnen dürfen – zur Mitwirkung/Kooperation aufzufordern.
Alle auf diese Weise erlangten Informationen bleiben vertraulich. Alle dabei angefertigten Notizen und Aufzeichnungen bleiben integrierender Bestandteil der von den zuständigen Personen während der Untersuchung angelegten und geführten Akte.
Die Informationen zu den eingegangenen Meldungen werden mindestens fünf Jahre lang ab dem Empfangsdatum aufbewahrt.
Wenn ein Hinweisgeber zu irgendeinem Zeitpunkt während der Untersuchung der Ansicht ist, dass er aufgrund seiner Meldung von Vergeltungsmaßnahmen betroffen ist, sollte er dies schnellstmöglich über das Meldeportal anzeigen.
Eine solche Anzeige wird im Rahmen der Untersuchung geprüft, und jede Person, die nachweislich an Vergeltungsmaßnahmen beteiligt war, wird gemäß den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen behandelt.
1.8 Schlussfolgerung nach der Meldungsbeurteilung
Auf der Grundlage der erlangten Angaben und Informationen entscheidet die zuständige Person, ob eine beurteilte Meldung begründet ist. Die Schlussfolgerungen der Beurteilung sind darzulegen und in die Akte aufzunehmen. Die anonymisierten Schlussfolgerungen werden zusammen mit etwaigen Empfehlungen zur Behebung ermittelter Mängel und/oder zur Minderung erkannter Risiken an die benannten Personen innerhalb der TPA Romania weitergeleitet.
Innerhalb von 30 Tagen nach Meldungseingang wird der Hinweisgeber über die Schlussfolgerungen zur Begründetheit seiner Meldung in Kenntnis gesetzt. In komplexen Fällen kann diese Frist um bis zu 30 Tage verlängert werden, jedoch nicht mehr als zweimal. Die hinweisgebende Person ist über jede Verlängerung der Erledigungsfrist zu unterrichten.
Werden im Anschluss an die Meldungsbeurteilung Maßnahmen zur Behebung ermittelter Mängel oder zur Minderung erkannter Risiken eingeleitet, so ist der Hinweisgeber entsprechend zu informieren.
Weder die eingeführten Maßnahmen noch die übermittelten Informationen dürfen gesetzlich geschützte Interessen (Rechtsgüter) verletzen und/oder gefährden, einschließlich der Gegenstände von jeweils gegen strafbare Handlungen (Verbrechen oder Vergehen) oder aber gegen Taten/Tätigkeiten, die die Tatbestände von Delikten erfüllen gerichteten Verfahren.
2. Externe Meldekanäle
Meldungen können auch extern an die zuständige rumänische Behörde – Agenția Națională de Integritate, (Nationale Integritätsbehörde), Bulevardul Lascăr Catargiu nr. 15, Postleitzahl: 010661, Sektor 1, Bukarest – erstattet werden.
Laut Gesetz haben Meldungen hauptsächlich über den internen Meldekanal zu erfolgen, wie derjenige, der von TPA Romania zur Verfügung gestellt wird, in Einklang mit den gegenständlichen Verfahren.
Allerdings steht es dem – im öffentlichen Interesse handelnden – Hinweisgeber frei, sich für den internen oder aber externen Meldekanal zu entscheiden, und zwar auf der Grundlage von Erwägungen, wie z.B. die Gefahr von Repressalien bei auf dem internen Kanal erstatteten Meldungen oder die Unmöglichkeit, einen Verstoß über den internen Meldekanal wirksam abzuhelfen.
Meldungen von – Informationen über – Gesetzesverstößen, von denen man zum jeweiligen Zeitpunkt wusste, dass sie nicht den Tatsachen entsprechen bzw. falsch/unrichtig waren, gilt als Ordnungswidrigkeit und wird mit einer Geldbuße von 2.500,00 RON – 30.000,00 RON geahndet, vorausgesetzt, die Tat wurde nicht in einer Art und Weise begangen, die nach dem Gesetz als Straftat eingestuft wird.
3. Begriffsbestimmungen
Zuständige Person – das Team oder die Person, die zur Durchführung der jeweiligen Untersuchungsstufen (bei) einer Meldung beiträgt.
Internes Meldesystem – ein System, das die Meldungserstattung innerhalb der Organisation ermöglicht.
Internes Meldeportal – ein Online-Tool, das für die Entgegennahme von Meldungen und den Zugang zum Zweck der Überwachung der Beurteilung von Meldungen eingerichtet wurde.
EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden – Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden
Externes Meldesystem – von den relevanten öffentlichen Behörden betriebene Meldekanäle.
Internes Meldesystem – der von einem Drittanbieter betriebene Meldekanal.
Meldung – die Mitteilung von Informationen durch einen Hinweisgeber über seinen oder ihren Verdacht auf illegale/rechtswidrige oder unethische Tätigkeiten.
Hinweisgeber (Whistleblower/Enthüller/Informant/Aufdecker) – eine natürliche Person, die im Zusammenhang mit ihrer Arbeit oder einer ähnlichen Tätigkeit für TPA Romania Informationen über illegale/rechtswidrige oder unethische Aktivitäten erlangt hat.
Weitergabe von Hinweisen (Meldung im Öffentlichen Interesse) – Offenlegung eines mutmaßlichen Missstandes od. Fehlverhaltens innerhalb von TPA Romania durch einen Mitarbeiter oder eine andere Person. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sich Hinweisgeber sicher fühlen und ihre Verdachtsmomente in den frühen Stadien potenzieller Missstände melden.
TPA Romania – gemeinsam oder einzeln, jeder und alle Anbieter professioneller Dienstleistungen, die als Tochtergesellschaften der TPA Quintus Holding GmbH in Rumänien eingerichtet wurden und niedergelassen sind, jede ihrer rumänischen Zweigstellen, die Dienstleistungen unter der Marke TPA Romania erbringen, und die ihnen angeschlossenen rumänischen Rechtsanwaltskanzleien (d.h. Buchhaltungs-, Wirtschaftsprüfungs-, Steuer- und Rechtsberatungspraxen sowie alle verbundenen Unternehmen, die professionelle Dienstleistungen in Rumänien anbieten).
[1] Der rumänische amtliche Begriff (für Hinweisgeber od. Informant, Enthüller, Aufdecker) lautet „Integritätswarner“-A.d.Ü.
[2] Im Rumänischen „Warner im öffentlichen Interesse“ („whistleblowers in the public interest“) – A.d.Ü.
