Die Rechtsetzungsakte zur Umsetzung und Einführung des SAF-T-Verfahrens – ein hochkomplexes Berichterstattungssystem – lassen viel zu wünschen übrig

Die Standard Audit File – Tax (SAF-T) – das Vereinheitlichte (Standard) Dateiformat zur Steuerprüfung – oder D406 ist erneut ins Interesse der rumänischen Geschäftswelt gerückt, nachdem die Zentralagentur für Steuerverwaltung „ANAF“ am 20. August 2024 über 15.000 Benachrichtigungen an Steuerpflichtige übermittelt hat, die die Steueranmeldung D406 entweder nicht oder nur teilweise oder aber fehlerhaft eingereicht haben (laut Pressemitteilung der Steuerbehörde ANAF vom 21.08.2024). Die Benachrichtigungen wurden den Steuerzahlern über ihren jeweiligen Virtuellen Privaten Datenräumen, in Form von PDF-Dateien, denen Berichte über den nicht konformen Vorgängen beigefügt waren, zugestellt.

Anzumerken ist dabei, dass die den Benachrichtigungen zugrundeliegenden steuerbehördlichen Kontrollen hauptsächlich auf Konsistenzprüfungen beruhten, die der Öffentlichkeit lediglich einen Tag zuvor, am 19.08.2024, zur Kenntnis gebracht wurden, wobei, zumindest aus den von uns bislang gesammelten Angaben, die für Juni 2024 eingereichten D406-Anmeldungen betroffen zu sein scheinen.

Doch nach der Analyse mehrerer Dutzend solcher Benachrichtigungen und der darin aufgezeigten Probleme mussten wir feststellen, dass es nicht wenige Fälle gab, in denen die Aus- und Zustellung jeweiliger Benachrichtigungen unbegründet war:

• in vielen der Benachrichtigungen werden die Steuerzahler darauf hingewiesen, dass ein ganzer Abschnitt der D406-Anmeldung – die General Ledger Entries (Hauptbucheinträge) – keine Einträge enthält – völlig falsch!, zumindest was die von uns geprüften Fälle betrifft. Der genannte Abschnitt ist sowohl in der xml-Datei als auch in dem an die Steuerbehörde ANAF übermittelten PDF-Formular vollständig ausgefüllt und einsehbar;
• eine weitere Schwierigkeit betrifft eine der – am 19.08.2024 veröffentlichten – Konsistenzprüfungen, bei der die USt.-Angaben im Abschnitt „General Ledger Entries“-„Hauptbucheinträge“ kontrolliert werden. Obwohl die Struktur der vom Softwareprogramm des Steuerpflichtigen generierten XML-Datei in dieser Hinsicht korrekt ist und den technischen Anweisungen der Steuerbehörde entspricht, scheint es, dass dieselbe Behörde bei der Einsicht und Verarbeitung der jeweiligen Daten nicht mehr in der Lage ist, diese entsprechenden Prozesse ordnungsgemäß durchzuführen und die richtigen Konsistenztests zu erstellen.

Offensichtlich liegt es in der Verantwortung der Steuerpflichtigen, sich die nötige Zeit zu nehmen, um auf diese fehlerhaften Benachrichtigungen zu reagieren. Andernfalls setzen sie sich der Gefahr von Geldstrafen oder sogar Steuerprüfungen aus.

Es sei auch darauf hingewiesen, dass diese von der Obersteuerbehörde ANAF veranlassten Konsistenzprüfungen nicht unbedingt die Qualität der in der D406-Anmeldung gemachten Angaben überprüfen. Bislang konnten wir keine komplexen Korrelationen zwischen den in den verschiedenen Steueranmeldungen oder in den Jahresabschlüssen gemeldeten Angaben und den in der D406-Anmeldung berichteten Daten feststellen, so dass die durchgeführten Kontrollen eher nur die Oberfläche der SAF-T- Problemstellung berühren. Daraus folgt, dass die Zahl der fehlerhaften SAF-T-Meldungen in Wirklichkeit viel höher sein könnte (selbst wenn wir die – von uns zuvor aufgezeigten – fehlerhaften Benachrichtigungen der Steuerbehörde ANAF davon ausnehmen würden).

Wie konnte es zu diesem Zustand kommen, in dem es nach über zwei Jahren seit der Einführung des SAF-T-Verfahrens immer noch Probleme bei der Bearbeitung der D406-Anmeldung bestehen?

Nun, man muss mit den Rechtsetzungsakten ansetzen, durch die dieses äußerst komplexe Berichterstattungssystem eingeführt wurde. Diese Rechtsvorschriften sind lücken- und mangelhaft. Es liegen keine Bestimmungen vor, in denen die Melde- und Berichterstattungsanforderungen konkret dargelegt sind; der dem das SAF-T zugrundeliegende Standard an sich, widerspiegelt und entspricht nicht (unbedingt) dem rumänischen Rechnungswesen, was offensichtlich zu zahlreichen Auslegungs- und Umsetzungsproblemen führt; die von den Behörden öffentlich bereitgestellten Leitfäden und Lösungsantworten liefern manchmal widersprüchliche Angaben, und wenn sie nicht widersprüchlich sind, dann sind sie unzureichend und unzulänglich, und versetzen Steuerpflichtige und IT-Entwickler von Buchhaltungslösungen in die Lage, das Regelwerk nicht befolgen zu können. Darüber hinaus, in manchen Fällen, bieten die behördlichen Anleitungen und Antworten Lösungen, die nicht den rumänischen Rechnungslegungsvorschriften entsprechen (siehe z.B. die Situation der Erfassung von Lieferscheinen und der darauf folgenden Rechnungen), da diese auf IT-Lösungen ausländischer Herkunft basieren, die – aus buchhalterischer Sicht – in Rumänien nicht ordnungsgemäß bzw. angemessen lokalisiert sind.

Bei Fragen werden wir ermutigt, uns um Unterstützung direkt an die zuständigen Behörden, unter den speziell für das SAF-T-Verfahren eingerichteten E-Mail-Adressen, zu wenden. Das haben wir auch schon mehrfach getan, weil einige der von uns betreuten Unternehmen mit Situationen konfrontiert waren, in denen die einschlägigen Rechtsvorschriften keine Anhaltspunkte für die richtige Ausführung des Meldeverfahrens lieferten. Richtig ist, dass wir immerhin auch Antworten erhalten haben, deren Nutzen jedoch nahezu gleich null war.

Überdies sind auch jene Fälle nicht zu vernachlässigen, in denen sich die Steuerzahler sicher waren, ihren Verpflichtungen mit der Übermittlung der D406-Anmeldung und dem darauffolgenden Erhalt der „fehlerfreien“ Empfangsbescheinigung nachgekommen zu sein. Das war definitiv nicht der richtige Ansatz, denn sie hätten den Vorgang – die eigene Situation – rechtzeitig überprüfen und dabei sicherstellen können, ob die vom Computerprogramm gemeldeten Daten richtig und vollständig sind und ob sie mit den in den übrigen Steuererklärungen oder Jahresabschlüssen berichteten Angaben übereinstimmen.

Wie können wir Steuerzahler, Wirtschaftsprüfer und Berater nun vorgehen??

Kurzfristig haben wir die uns übermittelten Benachrichtigungen (und die beigefügten .csv-Dateien) zu analysieren und auf die darin aufgezeigten Probleme reagieren – soweit dies innerhalb des relativ kurzen Zeitrahmens möglich ist, den die Steuerbehörde ANAF einräumt (nach unseren Feststellungen gilt eine Frist von 30 Tagen ab Zustellung oder aber der 30. September 2024, je nach der in der Benachrichtigung genannten spezifischen Situation). Aller Wahrscheinlichkeit nach wird die behördliche Unterstützung von IT-Unternehmen, die Rechnungs(legungs)software bereitgestellt haben, erforderlich sein.

Zudem sollten Unternehmen, die zu den kleinen Steuerzahlern gehören, schnellstmöglich die Umsetzung des SAF-T veranlassen, sofern sie dies noch nicht getan haben, da die entsprechende Berichterstattungsfrist näher rückt und die 6-monatige Schonfrist nicht unbedingt die nötige Zeit für die Einhaltung bietet. Insbesondere zu berücksichtigen sind Fälle, in denen mehrere Buchhaltungs-/Rechnungslegungs- und Verwaltungs-Softwareprogramme von demselben Steuerzahler jedoch für unterschiedliche Zwecke verwendet werden, aber nur zusammen alle zum Ausfüllen der D406-Anmeldung erforderlichen Informationen bereitstellen (z.B. eine Software, die für Mengen-/Lagerbestands-/Produktionsführung, , und eine andere, die für die Wertverrechnung von Transaktionen und die Erstellung von Steuererklärungen bestimmt ist). Eine solche Situation erfordert den Erwerb oder die Entwicklung einer Softwarelösung, die die aus bestehenden Programmen exportierten Berichte ordnungsgemäß integriert.

Wie können die Behörden die Wirtschaft, das Unternehmensumfeld effektiv unter die Arme greifen (die Benachrichtigungen stellen entgegen der Behauptungen im ANAF-Kommuniqué vom 21.08.2024 keine Unterstützung dar)?

Zunächst ist das Regelwerk mit der Maßgabe anzupassen und zu ergänzen, dass die Struktur der SAF-T- Datei mit dem rumänischen Rechtsrahmen in Einklang gebracht wird und die Steuerzahler gleichzeitig über die notwendigen Angaben für die Erstellung der D406-Anmeldung verfügen.

Des Weiteren sollten die von der Steuerbehörde ANAF veröffentlichten Leitfäden und sonstigen Hilfsdokumente konkrete Fälle behandeln und alle Abschnitte der D406-Anmeldung bearbeiten, wobei die Beispiele verschiedene Sachverhalte der Praxis berücksichtigen sollten (z.B. verschiedene Methoden der Lagerbestandsverwaltung) und nicht nur auf einzelne Unterabschnitte der Anmeldung beschränkt sein. Dabei haben die angebotenen Lösungen stets die rumänischen Rechnungslegungsvorschriften (die, übrigens, von den Entwicklern von IT-Lösungen für das Rechnungswesen immerfort berücksichtigt wurden) einzuhalten.

Nicht zuletzt sollten die von den Behörden durchgeführten Tests und Prüfungen nicht nur beschreibend veröffentlicht werden, sondern auch in Form von Software-Anwendungen, in denen Steuerpflichtige ihre eigenen Dateien hochladen und deren Inhalt proaktiv überprüfen können. Dadurch könnten sowohl die jeweiligen Benachrichtigungen als auch die Probleme bei der Einhaltung der Vorschriften vermieden werden – was im Interesse sämtlicher Beteiligter wäre.