Der Einführung der Innenrevision unterliegende und dieser Verpflichtung nicht nachkommende Unternehmen drohen Geldbußen von bis zu 100.000,00 RON

Zahlreichen rumänischen Unternehmen drohen Geldbußen und weitere Sanktionen, wenn sie die noch seit dem Wirtschaftsjahr 2018 verbindliche Gesetzesvorschrift zur Organisation der Innenrevision nicht einhalten – so die Steuerexperten von TPA Romania, einer auf Wirtschaftsprüfung, Buchführung, Steuer- und Rechtsberatung spezialisierten führenden Gesellschaft in Mittel- und Osteuropa.

Obwohl die j.g. Rechtsvorschriften die Einrichtung dieses Kontrollinstruments bei Rechtssubjekten, deren Jahresabschlüsse der gesetzlichen Prüfung unterliegen, zwingend vorschreiben, erfüllen etliche Unternehmen diese Anforderung noch immer nicht und setzen sich damit einem Bußgeldrahmen zwischen 50.000,- und 100.000,- RON aus.

Die Innenrevision ist ein ‚Gesundheitscheck‘ einer Organisation. Innenrevisoren prüfen, ob die internen Arbeitsprozesse ordnungsgemäß funktionieren, erkennen bzw. decken Risiken auf und schlagen Lösungen zur Zuverlässigkeits- und Effizienzverbesserung des Unternehmens vor.  Nichtdestotrotz kommen manche Gesellschaften dem nicht nach. Und dies aus purem Informationsmangel: sie sind sich ihrer gesetzlichen Verpflichtungen einfach nicht bewusst. Ein weiterer Aspekt sind die Kosten, die von vielen Unternehmen als Kosten wahrgenommen werden, obwohl es sich, ganz im Gegenteil, um eine Investition handelt. Überdies stellt der Mangel an Fachleuten oder das schlichte Fehlen einer eigens dafür eingerichteten Struktur einen weiteren Hemmschuh dar – klärt Sorana Cernea, Managing Partner – TPA Romania, auf“.

Nach jeweils geltendem Recht sind Unternehmen, unabhängig von ihrem Wirtschaftszweig, verpflichtet, das Kontrollinstrument (Funktion) der Internen Revision (IR) einzurichten, wenn sie am Bilanzstichtag die Grenzen von mindestens zwei der folgenden drei Kriterien überschreiten: eine Bilanzsumme von 16 Millionen RON, ein Nettoumsatz von 32 Millionen RON und eine durchschnittliche Mitarbeiterzahl von 50. Darüber hinaus sind Unternehmen von öffentlichem Interesse (Public Interest Entity/PIE), wie z.B. Kreditinstitute, Versicherungsgesellschaften und Unternehmen, deren Wertpapiere zum Handel an einem geregelten Markt zugelassen sind, verpflichtet, die interne Revision zu organisieren, unabhängig davon, ob sie die oben genannten Kriterien erfüllen oder nicht. Bei Nichteinhaltung können Unternehmen mit Geldbußen zwischen 50.000,00 RON und 100.000,00 RON rechnen.

Die dem Finanzministerium unterstellte Behörde zur Öffentlichen Aufsicht der gesetzlichen Abschlussprüfung (ASPAAS), die Kontrollen zur Überwachung der Umsetzung dieser gesetzlichen Anforderungen einleiten könnte, hat Wirtschaftsprüfer verpflichtet, ab 2024 – in ihren Jahresberichten – Angaben zu Unternehmen zu machen, die die obligatorische IR noch nicht eingerichtet haben.

„Bislang haben die ASPAAS-Geldbußen nur begrenzte Wirkungen gezeigt. In regulierten Sektoren – z.B. im Bank- oder Versicherungswesen – haben die Bußgelder zu einer erhöhten Compliance geführt, während in anderen Wirtschaftsbereichen zahlreiche Unternehmen lieber eine Ahndungsgefahr in Kauf nehmen, als eine Interne Revision-Stabstelle einzurichten. Das liegt wahrscheinlich daran, dass die IR als „Fehlerjäger“ empfunden wird, obwohl sie eigentlich nach Verbesserungslösungen ermittelt und Optimierungsempfehlungen für die Unternehmensprozesse erarbeitet. Eine gut strukturierte IR schützt Unternehmen langfristig, wohingegen ihre Abwesenheit zu Betrug, finanziellen Verlusten, Sanktionen und rechtlichen Schwierigkeiten führen kann“, erläutert Laura Colceriu, Internal Audit Manager bei TPA Romania.

In der Praxis haben die Konsulenten von TPA Romania bei kleinen und mittleren Unternehmen bestimmte Missstände festgestellt, wie z.B. die totale Abwesenheit einer IR-Stabstelle, unzureichende Unabhängigkeit der Innenrevisoren, ein nur oberflächlicher oder gar nicht vorhandener Revisionsplan sowie die Nichteinhaltung von Berufsstandards. Die größten Herausforderungen von Unternehmen bei der Einrichtung der Internen Revision sind, einerseits, die Rekrutierung und Bindung qualifizierter Innenrevisoren, die Integration der Innenrevision in die Organisationskultur, die damit verbundenen Kosten und, andererseits, der Widerstand der Geschäftsleitung sowie der Mitarbeiter gegen Veränderungen.

„Es entsteht die falsche Wahrnehmung, dass die IR zur ‚Abstrafung‘ da ist, wobei die Innenrevision vielmehr das Unternehmen unterstützt. Mitarbeiter und Führungskräfte empfinden die die interne Revision möglicherweise als externe Prüfung, nicht als Hilfestellung, und zögern daher, die notwendigen Mittel bereitzustellen. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kostet immer mehr als die Compliance“, führt Sorana Cernea aus.

Welche Schritte hat ein Unternehmen zu setzen, um „die Funktion“ bzw. das Kontrollinstrument der Internen Revision ordnungsgemäß einzurichten und Strafen abzuwenden? Zunächst hat es die Notwendigkeit einer Internen Revision zu ermitteln. Ist das Unternehmen dazu gesetzlich verpflichtet? Und, sollte kein gesetzlicher Zwang bestehen, dann hat es sich zu überlegen, ob und wie nützlich die Innenrevision für die Bewertung des Risikomanagements ist. Dann ist zu prüfen, ob die Einstellung eines (firmeninternen) Innenrevisors oder aber die Auslagerung dieses Kontrollinstruments an ein externen Fachunternehmen sinnvoller ist. Anschließend sind die IR-Ziele festzulegen, ein mehrjähriger Revisionsplan aufzustellen, der die regelmäßige Revision und Prüfung kritischer Prozesse vorsieht, und nicht zuletzt die Unabhängigkeit der Prüfer zu gewährleisten, denn auf einen unmittelbar an die Geschäftsleitung berichtenden Innenrevisor irgendwann einmal Einfluss genommen werden kann.

„Die Interne Revision hilft Unternehmen, Gefahren (Betrug, Irrtümer, ineffiziente Arbeitsabläufe) zu erkennen und zu verringern und dabei ihre Kosten zu optimieren und finanzielle Verluste zu beseitigen. Zugleich gestaltet sie sich als ein Unterstützungsfaktor, der zur Steigerung der Prozesseffizienz dadurch beiträgt, dass sie Bereiche mit Optimierungsbedarf eruiert. Ferner gewährleistet die IR die Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Vorschriften und somit die Abwendung von Sanktionen. Überdies, durch die Bereitstellung objektiver und sachgerechter Auskünfte und Gutachten, trägt sie zur Verbesserung der strategischen Entscheidungsfindung, zum Schutz der Unternehmensreputation durch die Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten und, nicht zuletzt, zur Stärkung des Vertrauens von Investoren und Partnern wesentlich bei“, merkt Sorana Cernea abschließend an.